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九思軟件OA公文管理系統,不僅可實現公文由形成、運轉 、辦理、傳遞、存貯到轉換檔案或銷毀的全程化處理. . .

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陽泉煤業OA公文管理子系統升級規劃方案

       公文是企業處理日常下達政令政策、處理公務的辦公形式。九思軟件OA公文管理系統,不僅可實現公文由形成、運轉 、辦理、傳遞、存貯到轉換檔案或銷毀的全程化處理,還可有效保障公文的安全性,規范公文管理,提高辦公效率。今天,我們就以陽煤集團為例,為大家介紹下公文管理的相關功能。

       陽泉煤業(集團)有限責任公司的前身為陽泉礦務局,成立于1950年1月,現為山西省屬五大煤炭集團之一,由山西省人民政府國有資產監督管理委員會直接監管。陽煤集團是國家規劃的13個大型煤炭基地之一--晉東煤炭基地的重要組成部分,也是首批19個煤炭國家規劃之一。

       九思軟件專家團隊根據陽泉煤業發展現狀,結合OA公文管理的諸多優勢,綜合分析,為陽泉煤業提出了如下OA公文管理子系統的規劃方案參考建議,具體如下:

       公文文檔生成:根據公文的書寫規范,制作相應文檔,并通過企業OA系統中針對公文的特殊處理,生成特定的公文文檔。

       公文發送:根據文件審核、批示、流轉繁多的特點,OA公文管理系統采用發文列表自定義,發文流程自定義,滿足不同發文管理。通過流程綁定,靈活組織流轉批閱和并發批閱,擬稿、核稿、簽發、蓋章、發布、存檔、查詢等處理,并在流轉過程中嚴格進行審批控制,系統對公文的流轉過程進行監督,保證公文流轉各個階段的可控性。

       公文發送登記:用戶將排好版的文件登記入企業OA電子公文傳輸交換系統中,并記錄公文要素信息。完成相關公文信息的錄入,并把待蓋章的文件上傳到服務器。蓋章加密成功,根據具體公文選擇收文單位,并可設定每一個收文單位的可打印份數進行發送。

       公文回執管理:OA系統能對已經發送的公文文件進行跟蹤,通過回執管理,文件發送人可以很好地掌握文件的處理狀態。如對方是否收到公文,是否已經簽收處理并且可方便的統計出接收單位的簽收情況。

       文公文接收管理:處理外單位向單位發送的公文,實現收文和發文自動銜接,通過流程審批實現公文在各處室承辦后,并進行收文歸檔,采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理,可以添加收文,以及分發,設置好流程后,按添加收文即可發起收文流程。

       公文到達后,收文登記人選擇公文類別,登記公文,送交相關領導進行審核、復核等工作,然后由辦公室進行發文登記、編號、套頭、蓋章,并進行文件的發放等工作,最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。對于不符合要求的來文,可以進行退文處理。

       公文檔案管理系統:包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發文進行統一管理,老舊檔案管理的歷史數據歸檔文件數字化等,便于文件的跟蹤、查詢、管理。

       通過陽泉煤業OA公文管理子系統平臺的打造,可助力企業實現公文電子收發和歸檔管理,解決公文傳遞慢,信息不及時、不同步,不易于查閱等問題,并實現收/發文管理的自動化管理,靈活設定公文流程,自動進行流程跟蹤、催辦、查辦,歸類存檔和檢索。

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